Ważność nowego tokena KSeF to 365 dni, a nie „raz na zawsze”: tak wynika z projektu rozporządzenia Ministerstwa Finansów z 27 października 2026. Tydzień później, 4 listopada, sejmowa komisja przyjęła projekt przesuwający kary za błędy w KSeF na 1 stycznia 2028. Czyta się to razem jako „mamy czas”, a znaczy coś innego: data, w której twoje faktury mogą przestać wychodzić, przesunęła się na dzień wygaśnięcia tokena. I nikt ci o niej nie przypomni.
Piszę to z perspektywy właściciela, nie informatyka. W firmie, która wysyła faktury automatem z Subiekta nexo albo z integracji obok niego, odroczenie kar nie zmienia w tym tygodniu ani jednej rzeczy. Zmieniają ją dwie inne: data w kalendarzu i numer wersji programu.
Co przesunięto 4 listopada, a co zostaje
4 listopada 2026 sejmowa Komisja Finansów Publicznych przyjęła projekt, w którym kary za błędy w KSeF zaczynają obowiązywać od 1 stycznia 2028, a nie od początku 2027 (relacja z posiedzenia komisji). Kwot nie podaję, bo zależą od ostatecznego brzmienia przepisów i od rodzaju naruszenia. Jeśli ktoś w firmie liczy na konkretną liczbę, sprawdź aktualny stan prawny z księgowością, a nie z nagłówkiem w portalu.
Do tego dwa zastrzeżenia, o których łatwo zapomnieć przy tytule „KSeF przesunięty”. Pierwsze: to projekt po komisji, a nie obowiązujące prawo. Przed nim głosowanie w Sejmie, Senat i podpis, więc do tego czasu żadna data nie jest pewna. Drugie, ważniejsze dla ciebie: przesunięto kary, nie obowiązek. Faktura, która nie trafi do KSeF, nadal nie trafi do kontrahenta, a wtedy nie ma znaczenia, czy fiskus wystawi za to mandat. Pieniądze i tak stoją.
| Co | Stan po 4 listopada 2026 | Co to znaczy u ciebie |
|---|---|---|
| Kary za błędy w KSeF | Projekt przesuwa je na 1 stycznia 2028 | Rok więcej na dopięcie wyjątków, nie na start |
| Obowiązek wystawiania faktur w KSeF | Bez zmian | Wysyłka musi działać codziennie, z karą czy bez |
| Ważność nowego tokena | 365 dni, projekt rozporządzenia z 27 października 2026 | Jeden wpis w kalendarzu co roku, na każdy token |
| Tokeny ze starych zasad | Według projektu najdłużej do 30 listopada 2027 | Policz tę datę osobno, bo może wypaść wcześniej |
| Subiekt nexo | 62.0 z 21 października, poprawka 62.0.2 z 3 listopada 2026 | Aktualizacja przed sezonem, nie w jego środku |
Przewiń tabelę w bok
Trzy liczby z tego tygodnia, które wracają w każdej decyzji niżej:
- ważność nowego tokena KSeF wg projektu
- 365 dni
- kary za błędy wg projektu
- 1.01.2028
- wersja Subiekta z poprawką
- 62.0.2
Token KSeF: ważność 365 dni zamiast raz na zawsze
Token to ciąg znaków, którym twój program uwierzytelnia się w KSeF, zamiast podpisywać każdą fakturę podpisem właściciela. Generuje się go raz i wkleja do Subiekta albo do integracji, która wysyła dokumenty. Do tej pory działał tak długo, jak go nie unieważniono, więc po wdrożeniu nikt o nim nie myślał. Projekt rozporządzenia z 27 października 2026 to zmienia: nowy token ma ważność 365 dni, a tokeny wygenerowane na starych zasadach mają działać najdłużej do 30 listopada 2027 (omówienie projektu).
Z perspektywy właściciela firmy to przejście z jednorazowego wdrożenia na obowiązek cykliczny. I to obowiązek najgorszego rodzaju: raz w roku, cicho, bez przypomnienia z systemu, zwykle pod koniec miesiąca, bo wtedy rok wcześniej ktoś akurat kończył wdrożenie. Na dodatek token rzadko siedzi w jednym miejscu. W firmie, która sprzedaje w kilku kanałach, do KSeF puka Subiekt, integracja ze sklepem i narzędzie do marketplace'ów, a każde z nich ma własny token i własną datę.
Zanim przejdziesz dalej, wpisz do kalkulatora poniżej datę, w której wygenerowano twój token. Jeśli jej nie znasz, to pierwsza rzecz do ustalenia w tym tygodniu: odpowiedź ma osoba, która wdrażała KSeF, twój dostawca Subiekta albo biuro rachunkowe. Kalkulator nie wysyła niczego na żaden serwer, liczy w przeglądarce.
- Kalkulator
Terminy KSeF dla twojego tokena
Wpisz datę wygenerowania tokena i zaznacz wersję Subiekta nexo. Kalkulator policzy datę wygaśnięcia, dwa przypomnienia do kalendarza i listę rzeczy do sprawdzenia przed wymianą.
Przykładowa data: 1 grudnia 2026. Podmień na własną.
Wersja Subiekta nexo
Terminy przy tej dacie
- Token wygasa
- 1 grudnia 2027
- Przypomnienie, 30 dni przed
- 1 listopada 2027
- Ostatni spokojny dzień, 7 dni przed
- 24 listopada 2027
Jeśli ten token pochodzi jeszcze ze starych zasad, projekt rozporządzenia skraca jego ważność najdalej do 30 listopada 2027. Wtedy obowiązuje ta wcześniejsza data, nie wyliczona wyżej.
Zanim wymienisz token
- 62.0.2 albo nowsza ma już poprawkę do drugiej korekty. Zostaje jeden test: wystaw korektę do korekty na danych testowych i sprawdź status w KSeF.
- Zapisz, kto generuje token i z czyich uprawnień korzysta. Za rok to pierwsze pytanie, na które nikt nie będzie znał odpowiedzi.
- Sprawdź, w ilu miejscach ten token siedzi: w Subiekcie, w integracji ze sklepem, w narzędziu marketplace, w skrypcie od księgowości. Wymiana w jednym miejscu zatrzyma wysyłkę w pozostałych.
- Ustal z księgowością zakres uprawnień nowego tokena, zanim go wygenerujesz. Token węższy niż poprzedni wygląda jak działający, dopóki nie trafi na fakturę, której nie ma prawa wysłać.
- Po wymianie wystaw jedną fakturę testową i sprawdź, czy wróciła z numerem KSeF. Bez tego pierwszym testem jest faktura klienta.
- Zrób wymianę z zapasem, a nie w dniu wygaśnięcia. Tydzień zapasu wystarczy, żeby pomyłka w uprawnieniach nie zatrzymała wysyłki.
Do wklejenia w kalendarz
KSeF: token wygasa 1 grudnia 2027 1 listopada 2027: Wygeneruj nowy token KSeF i podmień go we wszystkich systemach 24 listopada 2027: Ostatni dzień na wymianę tokena KSeF bez pośpiechu
Kalkulator liczy 365 dni od podanej daty, zgodnie z projektem rozporządzenia Ministerstwa Finansów z 27 października 2026. To projekt, a nie obowiązujące prawo, więc przed decyzją sprawdź aktualny stan prawny. O rodzaju i uprawnieniach tokena decyduje twoja księgowość, nie ten kalkulator.
Kalkulator liczy 365 dni od podanej daty i cofa dwa przypomnienia: 30 dni przed, żeby zdążyć ustalić uprawnienia nowego tokena, i 7 dni przed, czyli ostatni moment, w którym wymiana jest jeszcze nudna. Ostrzega też, gdy data wypada w weekend, w ostatnich dniach miesiąca albo za sufitem 30 listopada 2027, czyli datą, po której tokeny ze starych zasad i tak przestają działać. To nie kaprys: dwudziestego ósmego nikt w firmie nie ma głowy do generowania tokenów.
Subiekt nexo 62.0 i 62.0.2: korekty w KSeF
Druga zmiana z tego samego okresu jest węższa, ale dotyczy wprost programu, w którym pracujesz. InsERT wydał Subiekta nexo 62.0 21 października 2026, a 3 listopada poprawkę 62.0.2. Oba wydania kręcą się wokół korekt w KSeF: 62.0 zmienia obsługę zbiorczych korekt rabatowych i pokazuje numer KSeF przy rozrachunkach, a 62.0.2 naprawia wysyłkę drugiej korekty do tej samej faktury. Pełna lista jest w opisie zmian InsERT-u i warto ją przeczytać przed aktualizacją, bo jest dłuższa niż te trzy punkty.
Dlaczego to sprawa dla właściciela, a nie tylko dla informatyka: druga korekta do tej samej faktury nie jest przypadkiem brzegowym. Wychodzi przy rabacie posprzedażowym, przy cenie poprawianej dwa razy i przy zwrocie części zamówienia. Jeśli pracujesz na 62.0 albo 62.0.1 i ktoś w firmie mówi, że „korekta nie chce wyjść do KSeF”, to prawdopodobnie nie jego pomyłka, tylko numer wersji. Warto o tym wiedzieć, zanim ktoś zacznie wystawiać korekty ręcznie obok systemu.
| Twoja wersja | Co z nią zrobić | Kiedy |
|---|---|---|
| Starsza niż 62.0 | Najpierw aktualizacja programu, potem wymiana tokena | Grudzień, poza szczytem fakturowania |
| 62.0 albo 62.0.1 | Wgraj 62.0.2, zanim wyjdzie druga korekta do tej samej faktury | W tym miesiącu |
| 62.0.2 albo nowsza | Test: korekta do korekty na danych testowych | Przy najbliższym przeglądzie |
Przewiń tabelę w bok
Aktualizacji Subiekta nie robi się w ostatni dzień miesiąca ani w dniu, w którym wychodzi największa partia faktur. Kolejność jest nudna i dlatego działa: kopia bazy, aktualizacja, jedna faktura testowa, jedna korekta testowa, sprawdzenie statusu w KSeF. U nas taki przegląd to kilka godzin przy założeniu, że nic nie zaskoczy. Twój informatyk albo dostawca Subiekta poda własny czas i to jego liczba, nie moja, idzie do kalendarza.
Trzy miejsca, w których wysyłka staje w środku miesiąca
W rozmowach i wdrożeniach wracają trzy miejsca, w których automatyczna wysyłka faktur staje. Żadne nie ma nic wspólnego z karami, więc odroczenie sankcji nie zdejmuje z ciebie ani jednego z nich.
Wygasły token. Data policzona kalkulatorem wyżej. Przy 365-dniowej ważności to przestaje być teoria i staje się wpisem w kalendarzu, który albo jest, albo go nie ma.
Stara wersja programu albo integracji. Numery wersji Subiekta są wyżej, ale ta sama pułapka siedzi w integracji napisanej na zamówienie: jeśli nikt jej nie dotykał od wdrożenia, to nikt też nie sprawdził, czy nadal rozmawia z KSeF tak, jak trzeba. KSeF zmienia schematy, więc kod, który działał w sierpniu, w grudniu może odmówić przy nowym typie dokumentu. Pytanie „kiedy ostatnio ktoś to sprawdzał” jest tu ważniejsze od pytania „czy działa”.
Brak powiadomienia o nieudanej wysyłce. Najdroższe z trzech, bo nie widać go w ogóle. Automat próbuje wysłać, dostaje błąd, zapisuje go w logu i jedzie dalej. Po tygodniu masz kilkadziesiąt faktur bez numeru KSeF i nikogo, kto by o tym wiedział. Dobra integracja tego nie ukrywa: odkłada dokument do kolejki, ponawia, a gdy nie da rady, pisze do konkretnej osoby, z numerem dokumentu i powodem. Więcej o tym, gdzie Subiekt i Sfera potrafią zaskoczyć, jest w osobnym wpisie o pułapkach integracji z nexo.
Plan na grudzień: od listy tokenów do testu korekty
Nie potrzebujesz projektu ani budżetu. Potrzebujesz pół dnia czyjejś uwagi i kilku wpisów w kalendarzu. Kolejność ma znaczenie: zaczyna się od ustalenia faktów, nie od aktualizacji.
- 01Ustal datę wygenerowania każdego tokena KSeF w firmie i wpisz ją na jedną listę: system, kto generował, jakie uprawnienia. Jedna kartka wystarczy, byle była jedna.
- 02Policz daty wygaśnięcia i przypomnień, choćby kalkulatorem wyżej, i wrzuć je do kalendarza firmowego, nie prywatnego. Przypomnienie bez nazwiska nikogo nie obudzi.
- 03Sprawdź wersję Subiekta nexo i zaplanuj aktualizację poza szczytem fakturowania. Przy 62.0 i 62.0.1 poprawka 62.0.2 jedzie pierwsza.
- 04Wystaw jedną fakturę testową i jedną korektę do korekty, a potem sprawdź, czy obie wróciły z numerem KSeF. Pięć minut, które zastępują nadzieję.
- 05Dopisz do procedury, kto dostaje wiadomość o nieudanej wysyłce i w jakim czasie reaguje. Jeśli dziś nie dostaje jej nikt, to pierwsza rzecz do naprawy, przed tokenem i przed wersją.
- 06Zapytaj dostawcę każdego narzędzia, które wysyła faktury, co się stanie, gdy token wygaśnie, i czy dostaniesz o tym powiadomienie przed kontrahentem.
Koszt tego planu to czas, nie faktura. Jeśli wyjdzie z niego, że faktury wysyła narzędzie, którego nikt w firmie nie umie sprawdzić, to osobna rozmowa i osobna decyzja, ale lepiej podjąć ją w grudniu, gdy nic jeszcze nie stoi.
A jeśli faktury wysyła Apilo, BaseLinker albo własna integracja
W wielu firmach Subiekt nie jest jedynym miejscem, z którego wychodzi faktura. Zamówienia idą przez Apilo albo BaseLinkera, część dokumentów wystawia sklep, przy sprzedaży zagranicznej dochodzi osobna ścieżka. Każde z tych narzędzi uwierzytelnia się w KSeF osobno, więc za każdą datą wygaśnięcia stoi inny dostawca, który o niej wie albo nie wie.
Trzy pytania, które warto wysłać im jednym mailem. Pierwsze: czy wysyłacie moje faktury do KSeF swoim tokenem, czy moim, i gdzie on jest przechowywany. Drugie: co się stanie, gdy token wygaśnie, i czy dostanę o tym powiadomienie, zanim zauważy to kontrahent. Trzecie: która wersja waszego narzędzia obsługuje bieżące schematy KSeF i kiedy ostatnio to sprawdzaliście. Odpowiedź w stylu „sprawdzimy i wrócimy” też jest odpowiedzią, tylko trzeba ją zapisać z datą.
Jeśli integrację masz własną, pytania są te same, zmienia się tylko adresat. Tak to wygląda u nas: integrator Allegro z Subiektem nexo PRO stoi po twojej stronie i jego kod zostaje u ciebie, więc gdy zmieniają się zasady uwierzytelnienia albo schematy dokumentów, zmienia się jedno miejsce w kodzie i jedno wdrożenie, a nie proces całej firmy. Za to o tym jednym miejscu trzeba wiedzieć i mieć kogo poprosić, więc nazwa i kontakt do opiekuna kodu wchodzą na tę samą kartkę co daty tokenów.
Dla porządku dwa nasze wdrożenia, bez obietnic. Dla sprzedawcy na pięciu rynkach Amazon EU zbudowaliśmy aplikację obok Subiekta nexo PRO: ustala kraj i stawkę VAT i wystawia fakturę przez Sferę. 100 procent faktur powstaje bez ręcznej pracy, a wdrożenie zajęło 3 tygodnie (automatyczne faktury VAT). W hurtowni AGD ten sam mechanizm spiął portal B2B, aplikację handlowca i Subiekta, a firma liczy około 180 godzin mniej pracy miesięcznie (platforma B2B). Czego w obu przykładach nie ma: żadna automatyzacja nie przypomni ci o tokenie, jeśli nikt tego przypomnienia nie wpisał.
Jeśli po przeglądzie wyjdzie, że wysyłka faktur stoi na czymś, czego nie umiesz sprawdzić, następnym krokiem jest audyt za 699 zł netto: architektura, zakres, ryzyka, stała cena i termin, w całości odliczane od ceny wdrożenia. Jeśli wystarczy aktualizacja i jeden wpis w kalendarzu, powiemy to wprost i audyt nie będzie potrzebny. Ile kosztuje taka automatyzacja w całości, policzyliśmy w osobnym wpisie o kosztach.
