Ile kosztuje ręczne przepisywanie zamówień z Allegro do Subiekta?

Jest po osiemnastej. W biurze świeci się jeszcze jedno stanowisko. Dwa monitory: po lewej lista zamówień z Allegro, po prawej Subiekt. Osoba, która za to odpowiada, ma dziś do przepisania kilkadziesiąt zamówień, bo rano przyszła dostawa i nikt nie miał czasu. Klika w zamówienie, kopiuje dane kupującego, zakłada kontrahenta, dodaje pozycje, wystawia fakturę, wraca do Allegro, wpisuje numer przesyłki. I jeszcze raz. I jeszcze raz.

Widziałem to w kilku firmach, z którymi rozmawialiśmy. Nikt nie liczy tej godziny, bo nie pojawia się na żadnej fakturze. Pojawia się w nadgodzinach, w błędach w stanach magazynowych i w tym, że właściciel boi się wysłać tę osobę na urlop. Postanowiłem to policzyć. Poniżej rachunek, który podmienisz na własne liczby w kwadrans.

Rachunek: ile kosztuje jedno zamówienie

Zacznijmy od jednego zamówienia. Wypisałem, co trzeba zrobić, żeby zamówienie z Allegro stało się dokumentem w Subiekcie i wróciło do kupującego z numerem przesyłki:

• otworzyć zamówienie w Allegro i sprawdzić, czy jest opłacone,
• znaleźć albo założyć kontrahenta w Subiekcie: dane do faktury, adres dostawy,
• dodać pozycje i dopilnować, żeby to był ten sam indeks, który jest w magazynie,
• wystawić dokument: najpierw ZK, potem fakturę albo paragon,
• wrócić do Allegro, zmienić status i wpisać numer przesyłki.

Przy sprawnej osobie i dobrym dniu to 4 minuty. Przy nowym kontrahencie, zamówieniu z trzema pozycjami i pytaniu od kupującego w międzyczasie, 6 minut i więcej. Do rachunku biorę 5 minut. To założenie, nie pomiar w Twojej firmie. Jeśli u Ciebie jest inaczej, podmień.

Druga liczba to koszt godziny pracy. Nie pensja na rękę, tylko pełny koszt: brutto, składki po stronie firmy, stanowisko, urlop, chorobowe. Dla osoby z obsługi zamówień przyjmuję 50 zł za godzinę. Rozsądny przedział to 45-60 zł, zależnie od regionu i stażu. To również założenie do podmiany.

Trzecia liczba to wolumen. Wziąłem trzy poziomy, które najczęściej słyszymy na konsultacjach: 150, 500 i 1500 zamówień miesięcznie.

Środkowy scenariusz to typowy sklep, który sprzedaje na Allegro na poważnie, ale nie ma jeszcze osobnego działu obsługi. 500 zamówień miesięcznie, 5 minut każde. W skali roku wychodzi tak:

rocznie, przy 500 zamówieniach / mc

500 h

rocznie, przy 50 zł / h (założenie)

25 000 zł

roboczych w każdym miesiącu

5 dni

Jeśli wolisz widełki: przy 4 minutach i 45 zł to 18 000 zł rocznie, przy 6 minutach i 60 zł to 36 000 zł. Wszystko dla tych samych 500 zamówień. 500 godzin to mniej więcej kwartał pracy jednej osoby na pełnym etacie, wydany na przeklejanie danych z jednego okna do drugiego.

W tym rachunku nie ma jeszcze ani jednego błędu, ani jednego zwrotu, ani jednej faktury wystawionej po terminie. To jest koszt samego przepisywania, gdy wszystko idzie dobrze.

Koszty, których nie ma w tabelce

Tabelka pokazuje tylko czas. Prawdziwe pieniądze giną gdzie indziej. Poniżej pięć miejsc, które widzimy najczęściej, gdy siadamy z właścicielem nad procesem.

Stany magazynowe. Zamówienie przepisane z opóźnieniem to towar, który w Allegro nadal jest „dostępny”, choć w magazynie już go nie ma. Skutek: sprzedaż czegoś, czego nie da się wysłać, anulacja, zła ocena. Jedna pomyłka w indeksie robi to samo w drugą stronę: system pokazuje brak, a towar leży na półce.

Faktury po terminie. Kupujący prosi o fakturę, osoba od zamówień ma zaległość z trzech dni, faktura wychodzi z datą, która nie pasuje do daty sprzedaży. Księgowa pyta. Ktoś poprawia. Każda taka poprawka to kolejne minuty, których nie ma w rachunku wyżej.

Zwroty i korekty. Ręcznie wystawiona faktura wymaga ręcznej korekty. Przy zwrocie z Allegro trzeba jeszcze cofnąć dokument magazynowy i sprawdzić, czy pieniądze wróciły do kupującego. To najbardziej niewdzięczna część pracy, więc najczęściej leży najdłużej.

VAT OSS przy sprzedaży do UE. Jeśli sprzedajesz kupującym z innych krajów Unii, po przekroczeniu unijnego progu rozliczasz VAT według stawki kraju kupującego. Ręcznie oznacza to: pamiętać o kraju, pamiętać o stawce, wpisać właściwą na każdej fakturze. Pomyłka wychodzi dopiero przy deklaracji, czyli za późno.

Wiedza w jednej głowie. Najdroższy koszt i najtrudniejszy do policzenia. Jedna osoba wie, jak nazywają się kontrahenci, jak numerować, co zrobić z zamówieniem od firmy bez NIP-u. Idzie na urlop i przez dwa tygodnie zamówienia czekają, albo robi je właściciel po nocach. Chorobowe działa tak samo, tylko bez uprzedzenia.

Trzy drogi: ręcznie, abonament, własny kod

Z tego miejsca prowadzą trzy drogi. Każda ma sens w innej sytuacji i nie będę udawał, że nasza jest zawsze najlepsza.

Ręcznie. Działa, dopóki wolumen jest mały, a osoba od zamówień ma inne zadania, które wypełniają jej dzień. Przy 150 zamówieniach miesięcznie to kilkanaście godzin. Da się z tym żyć, jeśli błędy się nie zdarzają. Problem w tym, że się zdarzają.

Narzędzie abonamentowe. BaseLinker (dziś Base.com) i podobne integratory łączą Allegro z Subiektem według gotowego schematu: pobierają zamówienia, tworzą dokumenty, odsyłają statusy. Płacisz miesięcznie, konfigurujesz sam albo z pomocą wdrożeniowca, działa w krótkim czasie.

Własna integracja. Kod pisany pod Twój proces, działający w Twojej infrastrukturze. Płacisz raz za wdrożenie, kod po opłaceniu jest Twój, a rozwijasz go w stronę, w którą idzie firma, nie w stronę, którą przewidział producent narzędzia.

Kiedy abonament przestaje wystarczać

Widzimy to zwykle rok, dwa po starcie z gotowym narzędziem. Firma urosła, proces się skomplikował, a integrator dalej robi to, co robił na początku. Objawy są dość powtarzalne:

• Wiele kont Allegro: kilka marek, kilka spółek, konta na różne kraje, a każde ma trafiać do innej serii dokumentów albo innego magazynu.
• Nietypowa numeracja: osobne serie dla marketplace i sklepu, numer zamówienia w numerze faktury, wymagania księgowości, których szablon nie przewiduje.
• Własny magazyn z lokalizacjami, kompletacją i partiami, gdzie zamówienie ma trafić do konkretnej osoby w konkretnej strefie, a nie po prostu „do Subiekta”.
• Marża liczona przed wystawieniem oferty, po prowizji i po koszcie dostawy, z cenami zakupu z Subiekta. Integratory patrzą na zamówienie, nie na rentowność.
• Wyjątki obsługiwane ręcznie obok integratora: firma bez NIP-u, zamówienie łączone, przedpłata z innego kanału. Jeśli takich wyjątków jest kilka dziennie, integrator przestał być automatem.

Do tego dochodzi rachunek za sam abonament. Nie podam cen narzędzi, bo zmieniają się z cennikiem i zależą od pakietu. Zrób to sam: weź swoją miesięczną fakturę za integrator i pomnóż przez 60. Tyle kosztuje pięć lat. Dla przykładu, gdyby abonament wynosił 300 zł miesięcznie, to 18 000 zł; gdyby 600 zł, to 36 000 zł. To liczby do podmiany, nie cennik żadnej firmy.

Własna integracja to jednorazowy koszt kodu, który po opłaceniu należy do Ciebie. Dochodzi opieka techniczna, jeśli jej chcesz, ale nie ma opłaty za „dostęp do platformy”. Przy prostym procesie abonament wygra. Przy procesie z wyjątkami i kilkoma kontami rachunek po pięciu latach zwykle wygląda inaczej. Policz oba, zanim zdecydujesz.

Jak wygląda własna integracja w praktyce

Bez żargonu, krok po kroku. Tak wygląda typowa integracja Allegro z Subiektem nexo, którą budujemy.

Wejście do Subiekta. Subiekt nexo nie ma publicznego API w takim sensie jak Allegro. Ma za to Sferę: oficjalny zestaw narzędzi InsERT-u dla programistów, dostępny w wersji PRO. Przez Sferę integracja robi w Subiekcie dokładnie to, co robiłby człowiek: zakłada kontrahenta, wystawia dokument, sprawdza stan. Tylko bez klikania. O tym, gdzie Sfera potrafi zaskoczyć, piszemy w osobnym wpisie o pułapkach integracji z Subiektem nexo.

Pobieranie zamówień. Integracja pyta Allegro o nowe, opłacone zamówienia co kilka minut. Bierze dane kupującego, pozycje, koszt dostawy, informację, czy kupujący chce fakturę. Kojarzy pozycje z indeksami w Subiekcie po Twoich regułach: EAN, kod producenta albo mapowanie, które ustalamy na starcie.

Dokument. Z zamówienia powstaje ZK, czyli zamówienie od klienta, a z niego faktura sprzedaży albo paragon, zależnie od tego, co wybrał kupujący. Numeracja jest Twoja: osobna seria dla Allegro, numer zamówienia w polu uwag, cokolwiek wymaga księgowość.

Statusy zwrotne. Gdy dokument jest gotowy, a przesyłka nadana, integracja odsyła do Allegro numer przesyłki i status. Kupujący widzi, że paczka jedzie, a nikt nie przekleja numeru między oknami.

Obsługa błędów. Allegro nie odpowiada, Subiekt jest zajęty, pozycji nie ma w kartotece. Integracja tego nie ukrywa. Odkłada zamówienie do kolejki, próbuje ponownie, a jeśli nie da rady, mówi konkretnie: to zamówienie, ten problem, ta osoba ma zareagować. Nie ma cichej listy „nie weszło”.

Idempotencja. Trudne słowo, prosta rzecz: to samo zamówienie nigdy nie wejdzie do Subiekta dwa razy. Ani po restarcie, ani po awarii prądu, ani gdy Allegro odda to samo zamówienie w dwóch odpowiedziach. Każde zamówienie ma swój identyfikator, a integracja pamięta, co już z nim zrobiła. Bez tego automat robi więcej bałaganu niż człowiek.

Co zrobiliśmy u innych

Trzy przykłady z naszych wdrożeń, bez nazw klientów.

Dla sprzedawcy na Amazonie działającego na pięciu rynkach UE zbudowaliśmy integrację SP-API z Subiektem nexo PRO. Setki faktur miesięcznie, każdy kraj z inną stawką VAT, wcześniej wszystko ręcznie. Dziś faktura powstaje dla każdego zamówienia i sama trafia do księgowości. Wdrożenie zajęło 3 tygodnie. Szczegóły: Amazon EU, automatyczne faktury VAT.

W hurtowni AGD z czterema cennikami i 1293 produktami handlowcy spisywali zamówienia, ktoś przepisywał je do Subiekta i ręcznie sprawdzał, który cennik obowiązuje klienta. Aplikacja na tablet, portal B2B i Subiekt nexo pracują teraz na jednych danych, a firma liczy około 180 godzin mniej pracy miesięcznie. Opis: hurtownia B2B.

Sklep z odzieżą roboczą sprzedający na Allegro wystawiał oferty po jednej i liczył rentowność w arkuszu dopiero po sprzedaży. Zbudowaliśmy aplikację, która wystawia oferty bezpośrednio przez Allegro REST API i liczy marżę po prowizji i dostawie jeszcze przed publikacją; obsługa wielu kont jest w przeglądzie kodu. Zero ręcznych listingów. Więcej: sklep na Allegro.

Jak zacząć: policz własne liczby

Zanim z kimkolwiek porozmawiasz, zrób rachunek u siebie. Zajmie to kwadrans, a dostaniesz liczbę, z którą da się rozmawiać.

1. 01Zmierz czas na jedno zamówienie. Nie pytaj, tylko usiądź obok i zmierz dziesięć zamówień stoperem. Weź średnią.
2. 02Sprawdź liczbę zamówień z ostatnich trzech miesięcy w panelu Allegro. Weź średnią miesięczną, nie najlepszy miesiąc.
3. 03Ustal pełny koszt godziny osoby, która to robi: brutto plus składki firmy, podzielone przez faktycznie przepracowane godziny.
4. 04Pomnóż: minuty razy zamówienia, podziel przez 60, razy stawka, razy 12. To Twój roczny koszt samego przepisywania.
5. 05Dopisz z ostatniego roku, choćby w przybliżeniu: ile było błędów w stanach, korekt faktur, dni zatoru przez urlop.
6. 06Policz, ile wyjątków obsługujesz ręcznie obok narzędzia. Jeśli więcej niż kilka dziennie, gotowy schemat już nie pasuje do Twojego procesu.

Z tą liczbą zapraszam na bezpłatną konsultację. To 30 minut rozmowy: przechodzimy przez proces, sprawdzamy, czy Subiekt i Allegro dają się połączyć tak, jak chcesz, i mówimy, czy w ogóle warto. Jeśli gotowy integrator wystarczy, usłyszysz to wprost.

Jeśli warto, kolejnym krokiem jest audyt za 699 zł netto. To kilka dni naszej pracy i dokument wdrożeniowy: architektura integracji, dokładny zakres, ryzyka, stała cena i termin. Całą kwotę audytu odliczamy od ceny wdrożenia. Typowe wdrożenie to 2-3 tygodnie od startu do produkcji, większy projekt dzielimy na etapy po 2-3 tygodnie; konkretny termin dostajesz w audycie.