Hurtownia B2B AGD.

Sytuacja

Hurtownia sprzedaje sprzęt AGD firmom, nie konsumentom. Ma 1293 produkty w katalogu i cztery cenniki, bo różni odbiorcy kupują na różnych warunkach. Handlowcy jeżdżą do klientów i tam zbierają zamówienia, a Subiekt nexo stoi w biurze i to on wie, co jest na stanie i po ile.

Pytanie klienta było proste: czy handlowiec u klienta może widzieć to samo, co biuro w Subiekcie, bez przepisywania zamówień.

Co nie działało

Problem nie leżał w ludziach, tylko w liczbie miejsc, w których żyły te same dane.

• Zamówienie z terenu wracało do biura jako zdjęcie kartki albo arkusz, a ktoś przepisywał je do Subiekta ręcznie, zwykle pod koniec dnia.
• Cennik klienta sprawdzało się z pamięci albo w osobnym pliku; pomyłka kończyła się korektą i telefonem od klienta.
• Klient B2B nie widział ani dostępności, ani statusu zamówienia bez dzwonienia do biura, więc telefony zjadały czas, który miał iść na sprzedaż.

Co zbudowaliśmy

Zamiast jednego wielkiego systemu powstały cztery elementy, każdy z jasnym zadaniem, spięte hubem integracji. Hub jest jedynym miejscem, które rozmawia z Subiektem nexo: warstwa w .NET 8 stoi obok Subiekta i pracuje na jego danych przez Sferę, a Node.js wystawia API dla aplikacji, portalu i chatbota.

• Aplikacja handlowca na tablet (React Native): katalog, cennik przypisany do klienta, stany z ostatniej synchronizacji i składanie zamówienia u klienta, z kodem kreskowym skanowanym telefonem. Działa bez zasięgu i dosyła zamówienia, kiedy wróci sieć.
• Portal B2B: klient loguje się na konto firmowe, widzi swoje ceny, dostępność i historię zamówień i zamawia bez telefonu do biura.
• Chatbot LLM dla klientów B2B: odpowiada na pytania o dostępność, ceny z cennika klienta i status zamówienia na podstawie danych z Subiekta, a kiedy nie wie, przekazuje rozmowę człowiekowi.
• Hub integracji: kolejka zamówień, mapowanie cenników, zakładanie dokumentów ZK w Subiekcie nexo i odsyłanie statusów do portalu, aplikacji i chatbota.

Jak to działa na co dzień

Handlowiec wybiera produkty na tablecie, a aplikacja od razu pokazuje ceny z właściwego cennika. Zamówienie idzie do hubu, ten sprawdza kontrahenta i pozycje w Subiekcie i zakłada ZK. Numer zamówienia powstaje już na tablecie, więc gdy aplikacja wyśle je drugi raz po utracie zasięgu, hub rozpoznaje duplikat i w Subiekcie zostaje jeden dokument.

Klient dostaje potwierdzenie, a status zamówienia sprawdza w portalu albo pyta o niego chatbota. Biuro nie przepisuje już niczego; zajmuje się wyjątkami, które hub odkłada na osobną listę: nieznany kontrahent, cena spoza cennika, brak towaru.

Efekty

Około 180 godzin ręcznej pracy miesięcznie mniej: przepisywania, sprawdzania cenników i odpowiadania na te same pytania o dostępność. Cztery systemy pracują na jednych danych, a Subiekt nexo został jedynym miejscem, w którym żyją stany, ceny i dokumenty.

Kod jest własnością hurtowni. Nie ma abonamentu za pośrednika i nikt nie zmieni jej limitów, kiedy wolumen urośnie.

Czego się nauczyliśmy

Etapy się opłaciły. Najpierw hub i aplikacja na tablet, bo to bolało najbardziej, a portal i chatbot doszły potem, kiedy dane w Subiekcie były już uporządkowane. Klient miał działające narzędzie po pierwszym etapie, my mniej niewiadomych przy kolejnych.

Druga rzecz: jeden właściciel danych. Subiekt jest źródłem prawdy, reszta czyta i zgłasza. Bez tej zasady każdy z czterech elementów miałby własną wersję stanów i wrócilibyśmy do Excela, tylko droższego.

I uczciwie: gdyby hurtownia miała jeden cennik i dwóch handlowców pracujących z biura, gotowy portal B2B w abonamencie pewnie by wystarczył. Tutaj o własnym kodzie przesądziły cztery cenniki, praca w terenie i Subiekt na serwerze klienta, a nie w chmurze.