Ile kosztuje automatyzacja procesów w firmie? Kiedyś, u freelancera i u nas

Na pierwszej konsultacji pada zwykle jedno z dwóch zdań. Albo: „dostaliśmy wycenę na dwadzieścia tysięcy i trzy miesiące, więc odłożyliśmy temat”. Albo: „znajomy programista zrobił nam to po godzinach, działało pół roku, potem zmienił pracę”. Oba mówią to samo: automatyzacja w małej i średniej firmie była dotąd albo za droga, albo za tania, żeby na niej polegać.

Mało kto pisze o cenach wprost, więc napiszę. Poniżej masz to, co widzę w wycenach przynoszonych przez klientów, stawki freelancerów z rynku i nasze własne liczby - te same, które podajemy w ofertach. Kwoty „konkurencji” to widełki z tych rozmów, nie cennik żadnej konkretnej firmy.

Jak to wyglądało jeszcze kilka lat temu

Klasyczny software house liczy integrację tak samo jak każdy inny projekt: analiza, dokument wymagań, projekt architektury, programowanie, testy, wdrożenie, i przy każdym etapie osoba, która to koordynuje. Każdy z tych kroków jest sensowny. Problem w tym, że dla integracji Subiekta z Allegro albo chatbota na stronie te kroki kosztują więcej niż sama praca.

W wycenach, które klienci przynoszą nam na konsultacje, integracja średniej złożoności, na przykład zamówienia z dwóch kanałów do Subiekta z fakturami i stanami magazynowymi, kosztuje od 20 000 zł netto w górę i trwa około trzech miesięcy. Stawki godzinowe w takich ofertach to 150-250 zł netto, a do samego programowania dochodzi 30-40% na zarządzanie projektem, spotkania i dokumentację.

Dla firmy, która przepisuje 500 zamówień miesięcznie, to nie jest absurdalna kwota - policzyliśmy to w poprzednim wpisie, ręczna praca kosztuje więcej. Ale dla firmy, która potrzebuje pięciu takich usprawnień, dwadzieścia tysięcy za każde zamyka temat na starcie.

Ile biorą freelancerzy

Druga droga to freelancer. Stawki na rynku polskim to zwykle 80-200 zł netto za godzinę, w zależności od doświadczenia. Ta sama integracja co wyżej wychodzi u dobrego freelancera na 8 000-15 000 zł i 4-8 tygodni, bo odpada cała warstwa koordynacji. Na papierze jest o połowę taniej.

Haczyk nie siedzi w cenie, tylko w tym, czego w niej nie ma:

• Gwarancja. Zwykle żadna albo ustna. Gdy Allegro zmieni API po trzech miesiącach, poprawka to nowe zlecenie - jeśli wykonawca ma czas.
• Monitoring. O tym, że integracja stanęła, dowiadujesz się od klienta, który nie dostał faktury. Nikt nie patrzy na logi, bo nikt ich nie zbiera.
• Ciągłość. Jedna osoba, jeden laptop. Urlop, choroba, etat w korporacji - i firma ma system, którego nikt nie umie ruszyć.
• Kod i dokumentacja. Często zostają na komputerze wykonawcy. Następny programista zaczyna od zera, bo taniej niż zrozumieć cudze.
• Obsługa błędów. Najczęstsza oszczędność. Automatyzacja poskładana w Make czy n8n działa, dopóki wszystko idzie zgodnie z planem. Pierwszy nietypowy przypadek przechodzi bez śladu.

Tanio, szybko, dobrze: wybierz dwa

W usługach IT od lat krąży „trójkąt projektowy”: z trzech cech - tanio, szybko, dobrze - dostajesz najwyżej dwie. Tanio i szybko wychodzi byle jak. Tanio i dobrze trwa. Szybko i dobrze kosztuje. Obie drogi z poprzednich akapitów siedzą dokładnie w tym trójkącie: software house wybiera „dobrze i szybko” i dolicza za to, freelancer „tanio i szybko” i oddaje bez gwarancji.

Po lewej możesz to sprawdzić samodzielnie - włączenie trzeciej cechy gasi jedną z dwóch poprzednich. Po prawej jest to, co robimy my.

Trójkąt nie jest prawem fizyki. Opisuje firmę, w której koszt to godziny programistów i koordynatorów, a czas to kolejka do tych godzin. Jeśli zmieni się to, co kosztuje, zmienia się też układ. Skąd u nas biorą się wszystkie trzy naraz, opisuję w sekcji „Skąd ta różnica”; najpierw liczby.

Ile to kosztuje u nas

Ten sam projekt, który w ofercie software house'u stoi za 20 000 zł i kwartał, u nas kosztuje około 6 000 zł netto i trwa cztery tygodnie. Mniejsze integracje - jeden kanał, jeden rodzaj dokumentu - zamykamy w 2-3 tygodnie. Nie dlatego, że pomijamy etapy, tylko dlatego, że część z nich robimy inaczej.

zamiast 20 000 zł za ten sam zakres

6 000 zł

zamiast 3 miesięcy do produkcji

4 tyg.

gwarancji, niezależnie od wsparcia

3 miesiące

Skąd ta różnica

Nie z jakości, i to chcę powiedzieć wyraźnie, bo „taniej” w usługach IT brzmi jak „byle jak”. Różnica bierze się z czterech rzeczy, które zmieniły się w ostatnich dwóch latach, i z tego, że ustawiliśmy pod nie całą firmę.

1. 01Programowanie z AI, na serio. Kod piszemy z modelami językowymi - nie „wklej do czata”, tylko agenci z dostępem do repozytorium, dokumentacji Sfery i testów. Rzeczy, które zajmowały dzień, zajmują godzinę. Sprawdzanie i architektura dalej są nasze, bo tam AI myli się najdrożej.
2. 02Gotowe klocki z poprzednich wdrożeń. Po 27 wdrożeniach mamy sprawdzone moduły: logowanie do Subiekta przez Sferę, obsługa zamówień z Allegro i Amazona, wystawianie faktur z VAT-em per kraj. Za każdym razem składamy je pod klienta, ale nie piszemy od zera.
3. 03Własna infrastruktura. Monitoring błędów, orkiestrator workflowów, repozytoria i serwer testowy stoją u nas i są w cenie. Software house dolicza to jako osobne pozycje, freelancer zwykle nie ma tego wcale.
4. 04Brak warstwy, która nie pisze kodu. Rozmawiasz z osobą, która buduje Twoją integrację. Nie ma opiekuna klienta, kierownika projektu i analityka, którzy przekazują sobie notatki - i nie ma ich w cenie.

Drobne automatyzacje: nie bierzemy za nie dużo

Nie każdy proces to integracja na cztery tygodnie. Większość firm ma kilkanaście drobiazgów: załącznik z maila ma trafiać do folderu i arkusza, raport ze sprzedaży ma się wysyłać w poniedziałek rano, nowy lead z formularza ma lądować w CRM z powiadomieniem na telefon. Każdy z osobna to godzina tygodniowo, razem - etat.

Takie rzeczy robimy w jeden, dwa dni i wyceniamy proporcjonalnie: drobna automatyzacja to zwykle kilkaset do około 2 000 zł netto, z tą samą obsługą błędów i monitoringiem co w dużym projekcie. Nie ma minimalnej wartości zlecenia. Częściej opłaca się zebrać kilka takich drobiazgów w jeden pakiet i zrobić je za jednym podejściem - wtedy cena za sztukę spada, bo audyt i konfigurację robimy raz.

Co dokładnie dostajesz za te 6 000 zł

Żeby „taniej i lepiej” nie było hasłem, wypisuję to, co jest w cenie każdego wdrożenia:

• dokument z audytu: architektura, zakres, cena i termin, zanim zapłacisz za wdrożenie,
• działającą integrację na produkcji, z obsługą wyjątków i logami, które da się przeczytać,
• monitoring błędów po naszej stronie - o awarii zwykle wiemy przed Tobą,
• kod w repozytorium i dokumentację, które po zapłacie są Twoje,
• 3 miesiące gwarancji na to, co zbudowaliśmy, niezależnie od pakietu wsparcia,
• odpowiedź do 4h w dni robocze, od osoby, która robiła wdrożenie.

Przykłady z ostatnich miesięcy są pod wpisem. Faktury VAT dla pięciu rynków Amazon EU weszły na produkcję po trzech tygodniach, razem z przeglądem bezpieczeństwa. Hurtownia AGD oszczędza około ~180h ręcznej pracy miesięcznie po wdrożeniu prowadzonym etapami po 2-3 tygodnie. Chatbot dla firmy z branży fotowoltaicznej stanął w dwa tygodnie.

Jak liczymy cenę

Nie mamy cennika w rozumieniu „integracja Allegro: X zł”, bo dwie firmy z tym samym Subiektem mają różną numerację, magazyny i wyjątki. Mamy za to stały tryb, który nie zostawia niespodzianek:

1. 01Bezpłatna konsultacja (30 minut). Kończy się orientacyjnymi widełkami. Jeśli projekt nie ma sensu ekonomicznego, mówimy to na tym etapie.
2. 02Audyt procesu (699 zł netto). Dostajesz dokument z architekturą, zakresem, dokładną ceną i terminem. Kwotę audytu w całości odliczamy od ceny wdrożenia, więc jeśli idziesz dalej, jest za darmo.
3. 03Wdrożenie. 40% przy starcie, 60% przy odbiorze. Większe projekty dzielimy na etapy po 2-3 tygodnie, każdy z działającym fragmentem na produkcji.
4. 04Po odbiorze. Gwarancja i, jeśli chcesz, wsparcie ustalone pod realne potrzeby. Bez abonamentu za platformę - płacisz raz.

Cena z audytu jest ceną końcową. Jeśli w trakcie okaże się, że zakres rośnie, wyceniamy zmianę osobno, zanim ją zrobimy, a nie na fakturze końcowej.