Amazon EU - automatyczne faktury VAT.

Sytuacja

Klient sprzedaje na Amazonie na pięciu rynkach Unii, a dokumenty sprzedaży prowadzi w Subiekcie nexo PRO na komputerze w firmie. Do każdego zamówienia potrzebna jest faktura z właściwym krajem i stawką VAT, a zamówień są setki miesięcznie.

Pytanie brzmiało: czy faktury mogą powstawać same, w tym samym Subiekcie, w którym pracuje księgowość.

Co nie działało

Amazon daje panel i raporty, Subiekt daje okno wystawiania faktury. Między nimi siedział człowiek.

• Ktoś przeglądał zamówienia rynek po rynku, ustalał kraj dostawy i stawkę VAT i przepisywał fakturę do Subiekta.
• Pięć rynków to pięć widoków i pięć zestawów stawek; łatwo o pomyłkę albo o zamówienie zafakturowane dwa razy.
• Praca rosła razem ze sprzedażą, a księgowość dostawała dokumenty z opóźnieniem.

Co zbudowaliśmy

Aplikację desktop w C# .NET WPF na tej samej maszynie co Subiekt nexo PRO, bez serwera w chmurze i pośrednika z abonamentem. Rozmawia z Amazon SP-API po jednej stronie i ze Sferą (SDK Subiekta) po drugiej, a swój stan trzyma w MS SQL.

• Pobieranie zamówień z pięciu marketplace'ów EU przez SP-API, w jednej aplikacji.
• Klasyfikacja transakcji: kraj i stawka VAT ustalane dla każdego zamówienia według reguł spisanych z księgowością klienta.
• Faktura sprzedaży (FS) zakładana w Subiekcie przez Sferę, z kontrahentem, pozycjami i stawką dobraną do kraju.
• Dashboard: ile faktur powstało, podział per kraj, wynik klasyfikacji i lista przypadków do decyzji człowieka.

Amazon security review

Aplikacja, która czyta zamówienia, czyta też dane kupujących: imię, adres, kontakt. Amazon sprawdza przed dopuszczeniem do produkcji, jak aplikacja te dane przechowuje, kto ma do nich dostęp i jak długo je trzyma. Bez tego przeglądu integracja zostałaby na etapie testów.

Wymagania Amazona uwzględniliśmy od pierwszego tygodnia, zanim powstała pierwsza tabela w MS SQL.

Jak to działa na co dzień

Aplikacja cyklicznie pyta SP-API o nowe zamówienia z każdego z pięciu rynków. Każde dostaje klasyfikację, potem aplikacja dobiera kontrahenta i pozycje w Subiekcie i zakłada FS przez Sferę.

Identyfikator zamówienia z Amazona zapisujemy w MS SQL razem z numerem faktury. Jeśli to samo zamówienie wróci z API drugi raz, aplikacja je rozpozna i nie założy drugiego dokumentu. Zamówienie, którego nie da się jednoznacznie sklasyfikować, trafia na listę wyjątków w dashboardzie, a nie do Subiekta z przypadkową stawką.

Efekty

Sto procent faktur sprzedaży do zamówień z Amazona powstaje bez ręcznej pracy, na wszystkich pięciu rynkach. Od startu do produkcji minęły 3 tygodnie, razem z security review.

Kod i baza są własnością klienta, na jego komputerze, bez abonamentu za pośrednika.

Czego się nauczyliśmy

Reguły klasyfikacji spisaliśmy z księgowością klienta przed kodem. Kraj i stawka VAT to decyzje podatkowe, nie programistyczne; nasza rola to wykonać je bez wyjątków i pokazać, kiedy reguła nie pasuje.

I łyżeczką: jeśli sprzedajesz na jednym rynku, a ręczne fakturowanie zajmuje godzinę w tygodniu, gotowy integrator w abonamencie pewnie wystarczy. Tu o własnym kodzie przesądziły pięć krajów, różne stawki VAT i Subiekt nexo PRO na komputerze w firmie, nie w chmurze.