- AUTOMATYZACJA I WDROŻENIA AI
Automatyzacja procesów biznesowych.Zamiast klikać, działa samo.
Raporty, faktury, zamówienia B2B i obsługa zapytań robią się same. Własny kod, AI tam, gdzie ma sens, bez abonamentu za pośrednika.
- ◌faktura VAT 19%...
- ◌Subiekt nexo...
- ◌mail do klienta...
- ◌raport dzienny...
27 wdrożeń5.0★ w GoogleNDA na start
- WDROŻENIA, KTÓRE JUŻ DZIAŁAJĄ
Ręcznie → samo.
Cztery ekrany, które oddają czas.
Nie makiety, tylko systemy, które pracują u klientów. Każdy z nich zaczął się od jednego procesu, który zjadał najwięcej czasu.
Hurtownia B2B AGD · 4 cenniki · 1293 produkty
Zamówienia B2B bez przepisywania
Handlowcy spisywali zamówienia, ktoś przepisywał je do systemu i sprawdzał ceny ręcznie. Teraz aplikacja na tablet, portal B2B i Subiekt pracują na jednych danych.
180hoszczędzone miesięcznieE-commerce · Amazon EU · 5 marketplace'ów
Faktury VAT z Amazona wprost do Subiekta
Setki faktur miesięcznie, każdy kraj z inną stawką, wszystko ręcznie w Subiekcie. Teraz faktura powstaje dla każdego zamówienia i sama trafia do księgowości.
100%faktur bez ręcznej pracySklep z odzieżą roboczą · Allegro
Listing z marżą policzoną przed publikacją
Oferty wystawiane po jednej, rentowność liczona w arkuszu dopiero po sprzedaży. Teraz aplikacja wystawia oferty przez Allegro REST API i pokazuje marżę po prowizji i dostawie.
0ręcznych listingówProducent dachów PV · chatbot AI
Zapytania kwalifikowane w nocy i w weekend
Zapytania ofertowe czekały do następnego dnia roboczego. Teraz chatbot zbiera dane o dachu i instalacji, kwalifikuje lead i od razu przekazuje go handlowcowi.
< 2 sczas odpowiedzi, 24/7
Placówka medyczna · raporty miesięczne
Eksporty z systemu gabinetowego i sklejanie w Excelu co miesiąc od zera. Teraz raport generuje się sam z danych rozliczeniowych.
Twój proces
Jaki proces zjada Ci najwięcej czasu?
- PRZEWODNIK
Automatyzacja procesów biznesowych:
co, kiedy i za ile.
Zanim zadzwonisz do kogokolwiek, warto wiedzieć, które procesy w firmie w ogóle da się zautomatyzować, ile to daje i czym różnią się narzędzia. Poniżej odpowiedzi na te pytania, z liczbami z naszych wdrożeń.
Czym jest automatyzacja procesów biznesowych
Automatyzacja procesów biznesowych to zastąpienie powtarzalnej pracy ludzi programem, który wykonuje te same kroki według ustalonych reguł: pobiera dane z jednego miejsca, przetwarza je i zapisuje w drugim, a człowieka woła tylko wtedy, gdy trzeba podjąć decyzję. Proces biznesowy to każda sekwencja czynności, która powtarza się w firmie w ten sam sposób: od zamówienia do faktury, od zapytania do oferty, od danych z systemu do raportu dla zarządu.
W praktyce w małych i średnich firmach automatyzacja przybiera cztery postacie, często łączone w jednym wdrożeniu:
- -integracja systemów: dwa programy wymieniają dane bez przepisywania, np. zamówienia z Allegro trafiają do Subiekta jako paragony i faktury,
- -przepływy pracy (workflow): zdarzenie w jednym miejscu uruchamia kroki w innych, np. nowy lead w formularzu tworzy kontakt w CRM i zadanie dla handlowca,
- -RPA, czyli robot klikający w program, który nie ma API ani bazy danych; wybieramy go tylko wtedy, gdy nie da się inaczej, bo jest najbardziej kruchy,
- -AI tam, gdzie reguły nie wystarczą: odczyt faktur z PDF, klasyfikacja maili, odpowiadanie na typowe pytania klientów.
Które procesy automatyzować najpierw
Nie każdy proces opłaca się automatyzować. Dobry kandydat spełnia większość z tych warunków:
- -powtarza się co najmniej kilkadziesiąt razy w miesiącu, w ten sam sposób,
- -da się go opisać regułami: „jeśli klient ma NIP, wystaw fakturę, inaczej paragon”,
- -dane są już cyfrowe (system, plik, e-mail), a nie na kartce czy w głowie jednej osoby,
- -pomyłka kosztuje: błędna cena, zła stawka VAT, zamówienie wysłane dwa razy,
- -czeka na niego klient albo księgowość, więc opóźnienie ma cenę.
| Proces | Jak wygląda ręcznie | Po automatyzacji |
|---|---|---|
| Zamówienia B2B do systemu ERP | Handlowiec spisuje, ktoś przepisuje do Subiekta i sprawdza ceny z cennika | Aplikacja na tablet, portal B2B i Subiekt na jednych danych; hurtownia AGD oszczędza ~180h miesięcznie |
| Faktury VAT ze sprzedaży na marketplace | Setki faktur miesięcznie, każdy kraj z inną stawką, wszystko klikane w Subiekcie | Faktura powstaje dla każdego zamówienia z Amazona i sama trafia do księgowości; 100% bez ręcznej pracy |
| Wystawianie ofert na Allegro | Oferty po jednej, marża liczona w arkuszu dopiero po sprzedaży | Aplikacja wystawia przez Allegro REST API i pokazuje marżę po prowizji i dostawie przed publikacją |
| Raporty miesięczne dla zarządu | Eksporty z trzech systemów sklejane w Excelu, dwa dni w miesiącu | Raport generuje się sam z danych rozliczeniowych; zero ręcznych raportów w placówce medycznej |
| Kwalifikacja zapytań ofertowych | Zapytanie czeka do następnego dnia roboczego, handlowiec dopytuje o szczegóły mailem | Chatbot zbiera dane o dachu i instalacji, kwalifikuje lead i przekazuje go handlowcowi w sekundy, także w nocy |
Jak policzyć, czy to się opłaca
Rachunek jest prosty i warto go zrobić przed pierwszą rozmową z wykonawcą. Policz godziny, które proces zjada w miesiącu, pomnóż przez pełny koszt godziny pracownika i przez dwanaście. Do tego dodaj koszt błędów: korekty faktur, zwroty, utracone zamówienia. Wynik porównaj z ceną wdrożenia i rocznym kosztem utrzymania.
Przykład z wdrożenia w hurtowni B2B: 180 godzin miesięcznie przy założonym pełnym koszcie 50 zł za godzinę to 9 000 zł miesięcznie, czyli 108 000 zł rocznie. Wdrożenie średniej złożoności u nas kosztuje zwykle kilka do kilkunastu tysięcy złotych i trwa 2-3 tygodnie, więc zwraca się w pierwszych miesiącach.
Stawka 50 zł za godzinę to założenie do rachunku, nie dana z wdrożenia. Konkretne widełki cen i to, za co płacisz w software housie, u freelancera i u nas, opisaliśmy we wpisie o kosztach automatyzacji. Ile kosztuje automatyzacja procesów w firmie.
Gotowy program, no-code, RPA czy własny kod
Każde z tych narzędzi ma swoje miejsce. Problemem nie jest wybór złego narzędzia, tylko rozciąganie go poza obszar, w którym działa dobrze.
| Narzędzie | Kiedy wystarczy | Gdzie się kończy |
|---|---|---|
| Gotowy integrator w abonamencie | Jedno konto sprzedażowe, standardowe dokumenty, kilkaset zamówień miesięcznie | Własne reguły dokumentów, kilka magazynów albo spółek, wyjątki obsługiwane ręcznie |
| No-code (Make, n8n, Power Automate) | Proste przepływy między aplikacjami w chmurze, szybki prototyp | Limity operacji, cena rosnąca z wolumenem, brak konektorów do programów na Twoim serwerze |
| RPA (robot klikający w interfejs) | Stary program bez API, bazy i eksportu, którego nie da się wymienić | Każda zmiana ekranu psuje robota; wymaga stałego doglądania |
| Własny kod | Procesy z regułami firmy, dane na własnym serwerze, systemy bez gotowych konektorów | Wymaga wykonawcy, który zostawi kod i dokumentację u Ciebie, inaczej zależysz od jednej osoby |
Dlaczego przy procesach firmowych najczęściej wybieramy własny kod, tłumaczymy w sekcji o no-code niżej. Krótko: płacisz raz, dane zostają u Ciebie, a rozwiązanie działa z każdym systemem, który ma API, bazę danych albo choćby plik. Kiedy no-code wystarczy, a kiedy nie.
Od czego zacząć: pięć kroków
- 01Spisz procesy, które powtarzają się co tydzień, i przy każdym godziny w miesiącu. Zwykle trzy pierwsze pozycje zjadają większość czasu.
- 02Wybierz jeden proces, nie całą firmę. Najlepiej ten, który spełnia najwięcej warunków z listy wyżej i ma właściciela, który chce zmiany.
- 03Sprawdź, gdzie są dane: czy system ma API, bazę, eksport do pliku albo SDK. To decyduje o narzędziu i cenie, a nie odwrotnie.
- 04Zrób pilotaż w 2-3 tygodnie z działającym fragmentem na końcu. Jeśli wykonawca potrzebuje kwartału na pierwszy efekt, zakres jest za duży.
- 05Zmierz wynik tą samą miarą, którą liczyłeś przed startem: godziny, błędy, czas odpowiedzi. Dopiero potem bierz kolejny proces.
Trzy błędy, które widzimy najczęściej
- -Automatyzowanie bałaganu. Jeśli proces ma dziesięć wyjątków, które zna tylko jedna osoba, najpierw spisz reguły, potem je zakoduj. Program nie uporządkuje tego, czego firma sama nie uporządkowała.
- -Zmiana systemu „przy okazji”. Wdrożenie nowego ERP i automatyzacji naraz podwaja ryzyko. Automatyzację budujemy wokół tego, czego używasz dziś, a zmianę systemu proponujemy tylko wtedy, gdy wychodzi z rachunku.
- -Brak właściciela po wdrożeniu. Każda automatyzacja potrzebuje kogoś, kto dostaje alert, gdy coś się zatrzyma, i monitoringu, który ten alert wyśle. Bez tego pierwsza awaria wraca jako ręczna praca.
Masz już wybrany proces? Opisz go w trzech zdaniach, a w pierwszej odpowiedzi powiemy, czy i jak da się go zautomatyzować. Opisz proces.
- JAK PRACUJEMY
Cztery kroki
od rozmowy do działającego procesu.
Najpierw rozmowa i audyt, potem kod. Dzięki temu wdrożenie ma policzony zakres i cenę, zanim zapłacisz za pierwszą godzinę pracy.
- 01
Konsultacja
30 minut na Google Meet, bezpłatnie. Opisujesz proces, my zadajemy pytania i mówimy wprost, czy i jak da się to zautomatyzować, z orientacyjnymi widełkami.
30 min · 0 zł - 02
Audyt procesu
699 zł netto. W 3-7 dni dostajesz dokument: architektura, zakres, ryzyka, cena i termin wdrożenia. Całą kwotę odliczamy od ceny wdrożenia.
3-7 dni - 03
Wdrożenie
Sprinty z cotygodniowym demo. Kod w Twoim repozytorium od pierwszego dnia, NDA na start, bez uzależnienia od dostawcy.
2-3 tygodnie - 04
Utrzymanie
Monitoring, ustalony czas reakcji na awarię i drobne zmiany rozliczane godzinowo. Rozwijamy rozwiązanie razem z Twoją firmą.
opcjonalnie
Oferta dla firm. Ceny netto, doliczamy 23% VAT.
- KIEDY NO-CODE WYSTARCZY, A KIEDY NIE
Make i n8n są dobre do prostych przepływów. Procesy firmowe to inna liga.
Sięgamy po nie tam, gdzie wystarczą: proste połączenia między aplikacjami w chmurze. Przy procesach firmowych wchodzą w grę cztery rzeczy:
- -limity operacji w abonamencie
- -cena rosnąca razem z wolumenem
- -dane przechodzące przez serwery operatora
- -brak natywnych konektorów do programów zainstalowanych u Ciebie, np. Subiekta
Dlatego tam piszemy własny kod: płacisz raz za wdrożenie, dane zostają u Ciebie, a rozwiązanie działa z każdym systemem, który ma API, bazę danych albo choćby plik.
- INTEGRACJE
Integracje systemów: Subiekt nexo, Allegro, Amazon, WooCommerce.
Łączymy to, czego używasz dziś, bez zmiany systemu. Nie ma Twojego na liście? Jeśli ma API, bazę danych albo eksport do pliku, dogadamy się.
- Subiekt nexo / GT
- WooCommerce
- Allegro
- Amazon SP-API
- Base.com (dawniej BaseLinker)
- HubSpot
- Pipedrive
- Google Workspace
- Excel / Google Sheets
Nazwy systemów są znakami towarowymi ich właścicieli. Jesteśmy niezależnym wykonawcą integracji.
- FAQ
Pytania, które padają na pierwszej rozmowie.
Czym jest automatyzacja procesów biznesowych?
To zastąpienie powtarzalnej pracy ludzi programem, który wykonuje te same kroki według ustalonych reguł: pobiera dane z jednego systemu, przetwarza je i zapisuje w drugim, a człowieka woła tylko przy decyzji. W małych i średnich firmach to najczęściej integracja systemów (np. Allegro z Subiektem), przepływy pracy, rzadziej RPA, a AI tam, gdzie reguły nie wystarczą, np. przy odczycie faktur z PDF.
Które procesy w małej firmie opłaca się automatyzować najpierw?
Te, które powtarzają się kilkadziesiąt razy w miesiącu, dają się opisać regułami, mają dane już w systemie albo pliku i kosztują przy pomyłce. U naszych klientów to zwykle zamówienia przepisywane do ERP, faktury ze sprzedaży na marketplace, wystawianie ofert, raporty miesięczne i odpowiadanie na zapytania ofertowe. Zacznij od jednego procesu, nie od całej firmy.
Czy automatyzacja procesów wymaga AI?
Nie. Większość procesów firmowych da się opisać regułami i wtedy zwykły kod jest tańszy, szybszy i przewidywalny. AI wchodzi tam, gdzie dane są nieustrukturyzowane: skan faktury, mail od klienta, rozmowa na czacie. Na konsultacji mówimy wprost, gdzie w Twoim procesie AI ma sens, a gdzie tylko podnosi cenę.
Ile trwa wdrożenie?
Typowe wdrożenie to 2-3 tygodnie od startu do produkcji. Większy projekt dzielimy na etapy po 2-3 tygodnie, każdy kończy się działającym fragmentem. Konkretny termin dostajesz w audycie, razem z ceną.
Co, jeśli mój system nie ma API?
Większość programów ma bazę danych, eksport do pliku albo SDK (np. Sfera dla Subiekta). Pracujemy na tym, co jest. Na konsultacji sprawdzamy, czy i jak da się to połączyć, zanim cokolwiek zamówisz.
Czy muszę zmieniać system?
Nie. Automatyzację budujemy wokół tego, czego używasz dziś. Zmianę systemu proponujemy tylko wtedy, gdy policzymy, że się opłaca, i to jest Twoja decyzja.
Co z RODO i bezpieczeństwem danych?
Każdy projekt zaczynamy od NDA, a tam, gdzie przetwarzamy dane osobowe w Twoim imieniu, podpisujemy umowę powierzenia (art. 28 RODO). Rozwiązanie działa w Twojej infrastrukturze lub na uzgodnionych serwerach w UE, z dostępem ograniczonym do minimum.
Ile to kosztuje?
Konsultacja jest bezpłatna i kończy się orientacyjnymi widełkami. Dokładną cenę i termin dostajesz w audycie (699 zł netto, w całości odliczane od ceny wdrożenia). Płacisz raz za wdrożenie, bez abonamentu za pośrednika.
- OSTATNI KROK
Opisz proces.
Resztę bierzemy na siebie.
- Pierwsza odpowiedź merytoryczna, nie autoresponder.
- NDA przed pierwszym szczegółem Twojego procesu.
- Bezpłatna konsultacja 30 min, jeśli temat ma sens.
Odpowiadamy do 4h w dni robocze