Tania integracja Allegro z Subiektem: policz trzy ceny

Tania integracja Allegro z Subiektem to nie ta z najniższym abonamentem, tylko ta z najniższym rachunkiem po trzech latach. Ten rachunek ma trzy pozycje: cenę wejścia, cenę miesięczną i cenę wyjścia, a oferty pokazują zwykle jedną z nich. Niżej rozbieram na te trzy ceny trzy drogi: integrator w abonamencie, wdrożenie u nas i kod na zamówienie w software housie. Pokazuję też, gdzie w budżecie siada licencja Sfery, i podaję próg: przy moich założeniach abonament przestaje być najtańszy około 650 zamówień miesięcznie.

Wszystkie kwoty w tym wpisie są założeniami do podmiany na Twoje. Nie podaję cennika żadnego dostawcy ani naszego, bo cena wdrożenia zależy od liczby kont i rodzajów dokumentów i dlatego u nas pada po audycie. Model jest prosty na tyle, że przeliczysz go na własnych liczbach w kwadrans, a porównywarka w środku wpisu robi to od razu. Jeśli jeszcze nie policzyłeś, ile kosztuje przepisywanie zamówień ręcznie, zacznij od wpisu o koszcie ręcznej obsługi Allegro: tamta liczba jest punktem odniesienia dla każdej z trzech dróg.

Co znaczy tania integracja Allegro: trzy ceny, nie jedna

Gdy ktoś pyta nas o tanią integrację, prawie zawsze ma na myśli cenę miesięczną. To najmniej groźna z trzech, bo widać ją na fakturze. Pozostałe dwie wychodzą później.

• Cena wejścia. Konfiguracja, mapa dokumentów ustalona z księgowością, mapowanie towarów, testy na kopii bazy. W abonamencie to zwykle jednorazowa opłata wdrożeniowa albo czas Twojego informatyka. We własnym kodzie to główna pozycja całego projektu.
• Cena miesięczna. Abonament, który rośnie z liczbą zamówień, liczbą pozycji w katalogu i liczbą kont Allegro, albo opieka techniczna, która rośnie z niczym. Do tego w obu wariantach koszt ręcznej obsługi wyjątków: zamówień, które nie weszły same.
• Cena wyjścia. Co zostaje w firmie, gdy przestajesz płacić. Przy abonamencie konfiguracja i historia mapowań zostają w panelu dostawcy, a integracja przestaje działać z dnia na dzień. Przy własnym kodzie zostaje kod i baza, więc kolejny wykonawca ma od czego zacząć.

Tania jest ta droga, która ma najniższą sumę tych trzech pozycji w horyzoncie, w jakim naprawdę pracujesz. Nikt nie wymienia integracji zamówień co pół roku, więc liczenie samego pierwszego miesiąca nie ma sensu. Ja liczę na trzy lata i taki horyzont ustawiam domyślnie w porównywarce.

Trzy liczby, do których sprowadza się ten rachunek przy moich założeniach:

zamówień/mc: próg opłacalności

650

abonament rocznie, 500 zam./mc

5 290 zł

nasze wdrożenie, 1500 zam., 2 konta

7 700 zł

Trzy warianty i roczny koszt każdego

Zacznę od tego, co każdy wariant zawiera i jakie kwoty podstawiam. To założenia, nie cennik: Twoje będą inne, ale struktura rachunku zostaje ta sama.

Integrator w abonamencie. Gotowe narzędzie, które pobiera zamówienia z Allegro i tworzy dokumenty w Subiekcie według schematu dostawcy. Przyjmuję 299 zł miesięcznie do 500 zamówień i 2000 pozycji w katalogu, plus 99 zł za każde kolejne rozpoczęte 250 zamówień, plus 100 zł za każde kolejne 2000 SKU, plus 150 zł za każde dodatkowe konto Allegro. Na start 1500 zł konfiguracji. Taki schemat opłat, rosnący z wolumenem i katalogiem, widzimy u narzędzi abonamentowych najczęściej; sprawdź swój cennik, bo progi różnią się między dostawcami.

Wdrożenie u nas. Integracja przez Sferę pisana pod Twój proces, płacona raz: do rachunku biorę 12 000 zł jednorazowo za zamówienia i faktury na jednym koncie oraz 1200 zł za każde kolejne konto z własną serią dokumentów i magazynem. Opieka techniczna 200 zł miesięcznie jest opcją, nie warunkiem działania. Te 12 000 zł biorę świadomie z górnej półki, wyżej niż typowa wycena z wpisu o kosztach automatyzacji, żeby rachunek nie wyszedł po naszej stronie dlatego, że podstawiłem sobie wygodną liczbę. Dokładna kwota u nas pada po audycie i jest stała, bo zależy od liczby kont, rodzajów dokumentów i wyjątków w procesie.

Kod na zamówienie w software housie. Ten sam zakres, tylko z warstwą zarządzania projektem. Biorę 20 000 zł jednorazowo i 4000 zł za kolejne konto, plus utrzymanie 10 procent ceny wdrożenia rocznie. Rząd wielkości 20 000 zł to widełki z wycen, które klienci pokazują nam na konsultacjach; rozpisałem je we wpisie ile kosztuje automatyzacja procesów w firmie.

Do każdej drogi dochodzi pozycja, której nie ma w żadnej ofercie: ręczna obsługa zamówień, które nie weszły same. Przyjmuję, że w abonamencie dotyczy 4 procent zamówień, a przy integracji pisanej pod proces 1 procent, i że jedno takie zamówienie zjada 6 minut przy koszcie 50 zł za godzinę pracy z narzutami. Ta różnica w procentach to sedno sprawy: gotowy schemat nie zna Twoich wyjątków, a kod pod proces można ich nauczyć.

W pierwszym wierszu abonament wygrywa i nie ma o czym dyskutować: przy 150 zamówieniach miesięcznie własny kod jest wydatkiem, który się nie zwróci. W drugim różnica jest już niewielka, a decyduje to, czego w tabeli nie ma: ile masz wyjątków i czy chcesz mieć kod u siebie. W trzecim abonament kosztuje dwa razy tyle, co wdrożenie, bo płaci się w nim za wolumen, katalog i drugie konto, a cena kodu nie rośnie od tego, że sprzedajesz więcej.

Horyzont zmienia wynik bardziej niż cokolwiek innego. Przy jednym roku próg przesuwa się do około 1800 zamówień miesięcznie, bo cała cena wejścia spada na dwanaście miesięcy. Przy pięciu latach schodzi do około 550 zamówień. To nie sztuczka rachunkowa, tylko powód, dla którego warto wiedzieć, na ile lat planujesz: integracja zamówień to infrastruktura, nie kampania.

Licencja Sfery i aktualizacje Subiekta w budżecie

Jest w tym rachunku pozycja, o której dowiadujesz się zwykle po umowie, i nie ma jej w żadnej z trzech kolumn. Subiekt nexo nie ma publicznego API webowego: wejściem do niego jest Sfera, czyli zestaw bibliotek InsERT dostępny w wersji nexo PRO. Jeśli masz nexo bez PRO, przed jakąkolwiek integracją trzeba podnieść licencję. Ceny nie podaję, bo nie jest nasza i zmienia się z cennikiem producenta: sprawdź ją u InsERT albo u partnera, który obsługuje Twoją licencję.

Druga pozycja z tej samej rodziny to stanowisko. Integracja loguje się do Subiekta jak użytkownik, więc zajmuje sesję. Jeśli nikt tego nie policzy przed wdrożeniem, w poniedziałek rano ktoś z biura nie może się zalogować. Trzecia to aktualizacje: Sfera zmienia się razem z Subiektem, więc po każdej większej aktualizacji ktoś musi sprawdzić zgodność i, jeśli trzeba, poprawić kod. W abonamencie robi to dostawca w ramach opłaty, przy własnym kodzie planujesz to z wykonawcą. Żadna z tych trzech pozycji nie zależy od tego, którą drogę wybierzesz, i dlatego tak łatwo wypada z porównania.

Gdzie abonament pęka: wyjątki, własne pola, limity

Abonament jest tani dopóki Twój proces mieści się w konfiguratorze. Pęka nie w momencie, w którym przestaje działać, a w momencie, w którym ktoś w biurze zaczyna obok niego pracować ręcznie. Miejsca, w których widzimy to najczęściej:

• Nietypowe dokumenty. Faktura do paragonu, zamówienie łączone z dwóch transakcji, przedpłata z innego kanału, firma bez NIP-u. Każdy taki przypadek to zwykle ręczna poprawka po fakcie.
• Własne pola i serie. Numer zamówienia Allegro w polu uwag, osobna seria dla marketplace'u, magazyn zależny od konta. W gotowym narzędziu albo da się to ustawić, albo nie, i tej odpowiedzi nie negocjujesz.
• Sprzedaż zagraniczna. Po przekroczeniu unijnego progu VAT rozliczasz według stawki kraju kupującego. Jeśli narzędzie tego nie ogarnia, ktoś poprawia stawki ręcznie, a pomyłka wychodzi przy deklaracji, czyli za późno.
• Limity zapytań i okna synchronizacji. Pakiet określa, jak często narzędzie pyta Allegro i ile pozycji przerobi na raz. Przy wyprzedaży to różnica między stanem sprzed pięciu minut i sprzed godziny.

Ta tabela nie ma wygranej kolumny. Ma pokazać, że porównujesz nie trzy ceny tego samego, a trzy różne zestawy. Przy jednym koncie, paragonach i standardowej numeracji pierwsza kolumna jest po prostu lepszą decyzją biznesową i mówimy to na konsultacjach wprost.

Nasze wdrożenie przy odzieży roboczej

Najbliższy tej rozmowie przykład z naszych wdrożeń to sklep z odzieżą roboczą i artykułami BHP, sprzedający na Allegro. Ten sam model w wielu rozmiarach i kolorach, więc jedna pozycja z magazynu to cała rodzina ofert. Oferty szły do panelu po jednej, a rentowność liczono w arkuszu już po sprzedaży. Zbudowaliśmy aplikację, która wystawia oferty wprost przez Allegro REST API, bez pośrednika, i liczy marżę po prowizji i koszcie dostawy jeszcze przed publikacją. Oferta na minusie nie idzie dalej.

Pierwsza wersja weszła na produkcję po 3 tygodniach i od tamtej pory rośnie w iteracjach. Kod i dane są u klienta, deploy robi GitLab CI, a obsługa wielu kont Allegro z konfiguracją z przeglądarki jest w przeglądzie kodu i jeszcze nie trafiła na produkcję. Zaoszczędzonych godzin nie mierzyliśmy, więc ich nie podaję; zmiana, którą klient czuje najbardziej, jest inna: wie, ile zarabia na ofercie, zanim ją opublikuje. Opis całego wdrożenia jest w realizacji sklepu z odzieżą roboczą.

Czego w tym przykładzie nie ma: gotowe narzędzie abonamentowe poradziłoby sobie z wystawianiem ofert, ale nie z własną logiką rentowności i katalogiem wariantów odwzorowującym magazyn. To jest dokładnie ten moment, w którym tanie przestaje być tanie, tylko widziany od strony ofert, a nie zamówień. Drugą stronę tego samego procesu, czyli zamówienia z Allegro wchodzące do Subiekta nexo PRO jako paragony i faktury, obsługuje nasz integrator Allegro z Subiektem.

Jak policzyć własny próg i o co zapytać przed podpisem

Rachunek, który robisz u siebie, zajmie kwadrans. Potrzebujesz pięciu liczb: zamówień miesięcznie z ostatnich trzech miesięcy, pozycji w katalogu, kont Allegro, udziału zamówień, które dziś ktoś poprawia ręcznie, i pełnego kosztu godziny tej osoby. Podstaw je do porównywarki wyżej, a potem zweryfikuj wynik sześcioma pytaniami do dostawcy.

1. 01Jak rośnie opłata, gdy podwoję liczbę zamówień, dodam 2000 pozycji do katalogu i drugie konto Allegro? Poproś o konkretne kwoty dla tych trzech scenariuszy, nie o cennik.
2. 02Czy Wasze narzędzie wchodzi do nexo przez Sferę i czy wystarczy moja obecna licencja, czy trzeba podnieść do PRO i dołożyć stanowisko?
3. 03Które z moich wyjątków obsłuży konfiguracja, a które zostaną u mnie na biurku? Wypisz je przed rozmową, ze swojej skrzynki, nie z pamięci.
4. 04Co zostaje u mnie, gdy przestanę płacić: konfiguracja, mapowania, historia dokumentów, kod? W jakim formacie i w jakim czasie je dostanę?
5. 05Kto sprawdza zgodność po aktualizacji Subiekta, w jakim terminie i za ile, gdy coś pójdzie nie tak w środku sezonu?
6. 06Czy mogę zacząć od najtańszego wariantu i przejść na własny kod bez przepisywania wszystkiego od zera? Odpowiedź na to pytanie zwykle najlepiej pokazuje, z kim rozmawiasz.

Jeśli z tego rachunku wyjdzie, że abonament jest u Ciebie tańszy, zostań przy nim: wdrożenie, które się nie zwróci, jest złe dla nas obu. Jeśli wyjdzie inaczej, kolejnym krokiem jest audyt za 699 zł netto. To kilka dni pracy i dokument wdrożeniowy: mapa dokumentów, zakres, ryzyka, stała cena i termin, a całą kwotę audytu odliczamy od ceny wdrożenia. Typowe wdrożenie to 2-3 tygodnie od startu do produkcji; większy zakres dzielimy na etapy po 2-3 tygodnie, każdy z działającym fragmentem na końcu.