Nasza własna firma na automatach.

Sytuacja

Mały zespół ma jedną przewagę i jedną słabość. Przewaga to brak procedur, które nikomu nie służą. Słabość to brak kogokolwiek, kto zajmie się rzeczami nudnymi i powtarzalnymi, bo wszyscy robią rzeczy pilne.

U nas objawiało się to tak, że kod był w repozytorium, ale wgrywanie zmian robiło się z palca. Zapytania klientów siedziały w skrzynce, a to, kto ma je odebrać, ustalaliśmy na czacie. Działało do momentu, w którym projektów zrobiło się kilka naraz.

Co zbudowaliśmy

Zamiast jednego dużego systemu postawiliśmy kilka małych mostów między narzędziami, których i tak używamy. Wszystkie stoją na jednym serwerze i wszystkie mają swój kod w repozytorium, więc żadna zmiana nie ginie tylko dlatego, że ktoś poprawił coś na produkcji.

• bot, który wystawia każdy merge request jako kartę na Discordzie razem z recenzją AI i przyciskami zatwierdź, scal, wgraj na test,
• przepływ, który czyta skrzynkę kontaktową, rozpoznaje zapytanie od klienta i zakłada kontakt oraz szansę sprzedaży w CRM,
• most między helpdeskiem a systemem zadań, który przypisuje zgłoszenie do właściwego projektu na podstawie treści,
• nocne kopie zapasowe baz i konfiguracji z powiadomieniem na Discorda, gdy coś się nie uda,
• generator ofert, który składa dokument z gotowych bloków zamiast przepisywania poprzedniej oferty.

Jak to działa na co dzień

Programista wypycha gałąź i otwiera merge request. W ciągu minuty na kanale projektu pojawia się karta z opisem zmian i komentarzem recenzji AI, który wskazuje miejsca warte obejrzenia. Zatwierdzenie i wgranie na środowisko testowe to przyciski pod tą kartą, więc nikt nie musi mieć otwartej konsoli.

Po drugiej stronie firmy dzieje się to samo z klientami. Mail z formularza trafia do CRM jako kontakt z notatką, a zgłoszenie serwisowe zakłada zadanie w projekcie, do którego należy. Człowiek dokłada decyzję, nie przepisywanie danych.

Efekty

Najbardziej zmieniło się tempo reakcji. Zapytanie od klienta nie czeka, aż ktoś zajrzy do skrzynki, bo od razu jest widoczne tam, gdzie i tak patrzymy. Wgranie poprawki na środowisko testowe to jedno kliknięcie, więc klient ogląda zmianę tego samego dnia, a nie po weekendzie.

Druga zmiana jest mniej widoczna, ale ważniejsza. Skoro każdy bot ma swój kod w repozytorium, to poprawki przeżywają restart serwera i da się je cofnąć.

Czego się nauczyliśmy

Automatyzacja opłaca się tam, gdzie coś powtarza się co tydzień i ma jasne wejście oraz wyjście. Wszystko inne lepiej zostawić człowiekowi, bo koszt utrzymania automatu przewyższa zysk.

Druga lekcja: automat, który cicho przestaje działać, jest gorszy niż jego brak. Dlatego każdy nasz przepływ zgłasza awarię tam, gdzie ktoś ją zobaczy. Ten sam wymóg stawiamy w projektach klientów.